Gestionar correctamente el control horario de los empleados es fundamental para cumplir la ley y evitar problemas en la empresa.
En esta guía te explicamos cómo hacerlo paso a paso de forma sencilla.
Paso 1: Definir el sistema de registro
A fecha de abril de 2026, aún puedes elegir entre:
- papel
- Excel
- software de control horario
La opción más recomendable es utilizar un software de control horario para empresas.
Se espera que el fichaje digital obligatorio sea aprobado por el Ministerio de Trabajo y publicado en el BOE en el primer semestre de 2026 (prohibición del papel y de Excel).
Paso 2: Registrar entrada y salida
Debes registrar:
- hora de inicio
- hora de fin
- pausas si es necesario.
Lo que dice la guía de registro de la jornada laboral sobre el registro de las pausas en el horario laboral:
La obligación formal prevista en el artículo 34.9 ET es el registro diario de la jornada de trabajo por lo que deberá contener, por expresa mención legal, “el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora”. Con todo, es conveniente igualmente que sea objeto de llevanza todo aquello que forme parte de la misma, en especial lo relativo a pausas diarias obligatorias legal o convencionalmente previstas, o voluntarias, para permitir eludir la presunción de que todo el tiempo que media entre el inicio y finalización de jornada registrada constituye tiempo de trabajo efectivo.
Paso 3: Almacenar los datos de fichajes de los empleados
La ley exige guardar los registros de fichajes durante al menos 4 años.
Paso 4: Revisar los datos de los fichajes de los empleados
Es importante comprobar periódicamente (todos los meses es lo recomendable):
- errores
- fichajes olvidados
- incoherencias
- realización de horas extras no solicitadas por la empresa
Paso 5: Generar informes
Debes poder generar informes en caso de inspección. Si no usas un software de control horario, es recomendable imprimir los informes todos los meses y que los firmen los empleados.
¿Qué sistema es mejor?
Aunque Excel puede servir al principio, tiene muchas limitaciones.
Un control horario online permite:
- automatizar el proceso
- evitar errores
- ahorrar tiempo (de fichaje y de revisión)
Conclusión
Implementar un sistema de control horario es sencillo si utilizas las herramientas adecuadas.
La clave está en automatizar y evitar procesos manuales.
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