Que un trabajador se olvide de fichar puede parecer una incidencia menor cuando ocurre una vez. El problema aparece cuando los olvidos se repiten, un empleado deja de utilizar el sistema de fichaje o la empresa termina completando manualmente sus registros.
¿Qué debe hacer la empresa en estos casos? ¿Puede corregir el fichaje? ¿Debe avisar al trabajador? ¿Puede sancionarlo? ¿Cómo puede dejar constancia de lo ocurrido?
Te explicamos qué hacer cuando un trabajador no ficha y cómo gestionar correctamente estas situaciones.
¿Es obligatorio fichar en el trabajo?
Las empresas deben garantizar un registro diario de la jornada de sus trabajadores. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que el registro debe incluir la hora concreta de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora.
Por tanto, la empresa debe disponer de un sistema que permita realizar el registro horario de los empleados y conservar los registros durante cuatro años.
El sistema puede ser digital, siempre que permita llevar un registro fiable y adecuado a las características de la empresa.
¿Qué pasa si un trabajador se olvida de fichar?
Lo primero es distinguir entre un olvido puntual y un incumplimiento reiterado.
Si un trabajador se olvida de fichar un día, lo recomendable es que comunique la incidencia a la empresa y que esta quede registrada.
Por ejemplo, si ha realizado su jornada habitual pero no ha registrado la entrada, la empresa puede dejar constancia de la incidencia y aplicar el procedimiento establecido para corregirla.
Lo importante es no convertir la corrección de incidencias en un sistema para completar posteriormente todos los fichajes que faltan.
El objetivo del registro horario es que exista información fiable sobre la jornada realmente realizada.
¿Y si el trabajador no ficha habitualmente?
Cuando un empleado no ficha de forma repetida, la empresa debería comprobar primero que no existe un problema técnico o de acceso al sistema.
Una vez descartado ese problema, es conveniente:
- Recordar al trabajador cómo debe realizar el fichaje.
- Informarle de que debe utilizar el sistema establecido por la empresa.
- Registrar las incidencias que se produzcan.
- Solicitar una explicación cuando sea necesario.
- Dejar constancia de los requerimientos realizados si los incumplimientos continúan (recomendamos hacerlo por escrito, ya sea e-mail o carta con acuse de recibo por parte del trabajador).
No es lo mismo un trabajador que se olvida de fichar ocasionalmente que otro que, después de haber sido informado, incumple de forma reiterada el procedimiento de registro.
¿Puede la empresa sancionar a un trabajador por no fichar?
La falta de fichaje puede tener consecuencias laborales, pero no existe una sanción automática que pueda aplicarse en todos los casos.
Las posibles medidas dependen de las circunstancias, de las normas internas de la empresa, del convenio colectivo aplicable y de la normativa laboral.
Por eso, cuando los incumplimientos son reiterados, es recomendable revisar el convenio colectivo antes de adoptar una medida disciplinaria.
Además, conviene diferenciar entre no fichar y no trabajar. Que no exista un registro de entrada o salida no demuestra por sí solo que el trabajador no haya realizado su jornada.
Incluso si hay olvidos reiterados o negativas puntuales a fichar sin justificación puede dar lugar a un falta grave con sanciones de suspensión de empleo y sueldo de 1 a 10 días. Más info >>
¿Puede la empresa fichar por el trabajador?
Esta es una de las situaciones que más dudas genera. La respuesta corta es: NO.
Si falta un fichaje, puede ser necesario corregir o completar un registro, pero no debería utilizarse el sistema para crear registros ficticios ni para completar de golpe jornadas de varios días sin dejar constancia de la incidencia.
El registro debe permitir conocer la jornada realizada y, cuando se produzcan modificaciones, debería existir una trazabilidad suficiente de lo ocurrido.
Por eso es importante que el software de registro horario utilizado por la empresa permita gestionar correctamente las incidencias y modificaciones.
¿Qué ocurre si el trabajador dice que sí trabajó pero no fichó?
La ausencia de un fichaje no significa necesariamente que el trabajador no haya trabajado.
Puede haberse producido un olvido, un problema con el dispositivo utilizado para fichar o cualquier otra incidencia.
Por eso, ante un fichaje que falta, la empresa debería comprobar las circunstancias y hablar con el empleado.
El registro horario es una herramienta importante para acreditar la jornada, pero las incidencias deben analizarse individualmente.
¿Cómo puede protegerse la empresa si los trabajadores no fichan?
La mejor forma de evitar problemas es establecer desde el principio un procedimiento claro de registro horario.
Informar a los trabajadores
Los empleados deben saber:
- Cuándo tienen que fichar.
- Cómo deben hacerlo.
- Qué deben hacer si olvidan un fichaje.
- Qué procedimiento deben seguir si existe un problema técnico.
También deben recibir la información correspondiente sobre el tratamiento de sus datos personales. Todo esto puede hacerse en el proceso de contratación de empleados, como parte de los trámites que se realizan.
Registrar las incidencias
Cuando falta un fichaje, es recomendable que exista una incidencia que permita saber qué ocurrió y cómo se solucionó.
Esto es especialmente importante cuando los olvidos se repiten.
Mantener la trazabilidad de las modificaciones
Si un registro se modifica, resulta conveniente que el sistema permita identificar la modificación y conservar información sobre ella.
De esta manera, la empresa puede diferenciar entre un fichaje realizado normalmente y una corrección posterior motivada por una incidencia.
Actuar ante los incumplimientos reiterados
Si un trabajador no ficha habitualmente pese a haber sido informado del procedimiento, la empresa debería dejar constancia de la situación y actuar de acuerdo con la normativa laboral y el convenio colectivo aplicable.
No es recomendable que el trabajador complete manualmente todos sus registros cada semana o cada mes.
¿Y si varios trabajadores no fichan?
Si el problema afecta a varios empleados, antes de considerar que existe un incumplimiento generalizado conviene comprobar si el problema está en el propio sistema.
Por ejemplo:
- ¿Los trabajadores pueden acceder correctamente?
- ¿La aplicación funciona?
- ¿Se han explicado las instrucciones?
- ¿El procedimiento es sencillo?
- ¿Los empleados saben cómo comunicar una incidencia?
Un sistema de fichaje debe ser suficientemente sencillo para que los trabajadores puedan utilizarlo correctamente durante su jornada.
Si quieres conocer otros problemas frecuentes, puedes consultar también nuestro artículo sobre los errores más habituales en el registro horario.
¿Qué debe hacer una empresa cuando un trabajador no ficha desde el móvil?
Cada vez es más habitual que las empresas permitan fichar desde el móvil cuando los empleados trabajan fuera de la oficina, se desplazan o realizan parte de su jornada en movilidad.
En estos casos también es importante establecer claramente qué ocurre cuando el trabajador no realiza el fichaje.
Si el sistema permite identificar las incidencias, la empresa puede detectar rápidamente qué registros faltan y actuar sobre ellos.
En determinados casos también puede ser útil disponer de funcionalidades como la geolocalización, siempre teniendo en cuenta los requisitos aplicables en materia laboral y de protección de datos. Puedes consultar más información sobre geolocalización en el control horario.
¿Qué ocurre con los trabajadores y trabajadoras que teletrabajan?
El teletrabajo no elimina la obligación de registrar la jornada.
La empresa debe establecer un procedimiento que permita realizar el registro de jornada también cuando el trabajador presta sus servicios a distancia.
En estos casos, utilizar un sistema de control horario para teletrabajo puede facilitar tanto el fichaje como la gestión de las incidencias.
¿Es mejor utilizar una aplicación de control horario que Excel?
Una hoja de Excel puede servir para determinadas situaciones, pero cuando una empresa tiene varios trabajadores resulta más complicado controlar diariamente quién ha fichado, qué registros faltan y qué modificaciones se han realizado.
En nuestro artículo sobre control horario en Excel explicamos las principales diferencias entre gestionar los registros manualmente y utilizar un sistema específico.
Un software de control horario permite automatizar buena parte de estas tareas y detectar más fácilmente las incidencias.
¿Qué debe conservar la empresa?
El Estatuto de los Trabajadores establece que la empresa debe conservar los registros de jornada durante cuatro años y tenerlos a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
Por eso no basta con disponer de una aplicación que permita fichar. Es importante que la empresa pueda acceder posteriormente a los registros y a la información necesaria para gestionarlos.
¿Cómo puede ayudar un software de registro horario?
Un sistema específico de control horario permite centralizar los fichajes de los trabajadores y detectar más fácilmente cuándo falta un registro.
Con Control Horario Online, la empresa puede gestionar el registro de jornada de sus empleados y consultar sus fichajes para detectar incidencias.
Esto permite actuar cuando un trabajador no ficha, en lugar de descubrir el problema semanas después.
Además, centralizar los registros facilita su consulta y organización y evita depender de hojas de cálculo o registros manuales.
Conoce cómo funciona nuestro software de registro horario
Preguntas frecuentes sobre el problema de los trabajadores que no fichan
Si se trata de un olvido puntual, el trabajador debería registrar la incidencia y aplicar el procedimiento establecido para corregir el registro. Si los olvidos se repiten, conviene informar al trabajador y dejar constancia de los incumplimientos.
Puede haber consecuencias disciplinarias si el incumplimiento constituye una infracción conforme a la normativa aplicable y al convenio colectivo, pero no existe una sanción automática para cualquier ausencia de fichaje.
Puede ser necesario corregir un registro de fichaje cuando existe una incidencia, pero la modificación debería realizarse de forma que quede constancia de lo ocurrido (debe existir tanto una notificación de incidencia como registro de que el fichaje lo ha realizado un administrador, no el empleado). No es recomendable utilizar correcciones para crear registros que no reflejen la jornada realmente realizada.
Los registros de jornada deben conservarse durante 4 años y estar a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
La empresa debería comprobar primero que no existe un problema técnico en el sistema de fichaje y, si el sistema funciona correctamente, contactar con el trabajador para conocer el motivo. Si el incumplimiento continúa, deberá actuar conforme a la normativa laboral y al convenio aplicable.
Sí. El hecho de teletrabajar no elimina la obligación de registrar la jornada. La empresa debe establecer un sistema adecuado para registrar la jornada también en el trabajo a distancia.
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