Implantar un sistema de control horario es una de las mejores formas de cumplir la normativa y mejorar la organización de la empresa. Sin embargo, muchas empresas cometen errores que hacen que el sistema no funcione correctamente o genere rechazo entre los empleados.
Estos son los errores más habituales y cómo evitarlos.
1. Elegir una herramienta demasiado complicada
Uno de los errores más frecuentes es implantar un software difícil de usar. Si los empleados no entienden cómo fichar o la aplicación resulta confusa, acabarán produciéndose errores y olvidos.
Lo ideal es utilizar una herramienta sencilla, intuitiva y accesible desde móvil y ordenador.
2. Seguir usando Excel o papel
Muchas empresas comienzan registrando la jornada en Excel o en hojas impresas. El problema es que estos sistemas generan errores, requieren mucho tiempo y dificultan el cumplimiento de la ley.
Si todavía utilizas hojas de cálculo, te recomendamos leer nuestro artículo sobre los problemas del control horario en Excel.
3. No informar correctamente a los empleados
El control horario suele funcionar mal cuando los trabajadores no saben exactamente cómo utilizarlo o para qué sirve.
Antes de implantar el sistema, conviene explicar:
- cómo se ficha
- qué ocurre si olvidan registrar la jornada
- cómo indicar ausencias
- quién puede consultar los registros
Cuanta más información tengan, menos incidencias aparecerán.
4. No adaptar el sistema al tipo de empresa
No todas las empresas necesitan las mismas funciones. Una oficina, un comercio o una empresa con teletrabajo tienen necesidades diferentes.
Por eso es importante elegir una herramienta que se adapte a:
- trabajo presencial
- teletrabajo
- empleados con movilidad
- diferentes turnos y horarios
5. No revisar los registros
Otro error muy común es implantar el sistema de control horario y olvidarse de él. Los registros deben revisarse periódicamente para detectar errores.
Entre otros errores habituales, pueden detectarse:
- olvidos de fichaje
- jornadas incompletas
- incidencias
- posibles errores
- empleados que hacen horas extras sin habérselo solicitado la empresa por necesidades de la producción
De este modo evitarás problemas antes de que aparezcan.
6. Elegir un software que no cumple la normativa
No todas las aplicaciones de control horario están preparadas para cumplir la legislación española.
El sistema debe permitir conservar los registros, generar informes y reflejar correctamente la hora de entrada y salida.
Si no estás seguro de qué opción elegir, puedes consultar nuestra guía sobre el mejor software de control horario para empresas pequeñas.
Hay disponibles programas de control horario que son versiones traducidas de software no europeos y que incumplen la normativa española, por ejemplo permiten el fichaje biométrico (prohibido en España) o tratan y almacenan los datos personales de los usuarios sin ajustarse al RGPD.
7. Pensar solo en el precio
Muchas empresas eligen la opción más barata sin valorar otros aspectos importantes.
Antes de decidir, conviene comparar:
- facilidad de uso
- soporte técnico (valorar cómo es el soporte: sistema de apertura de tickets, idioma del soporte, tiempo de respuesta, etc)
- funciones incluidas
- cumplimiento legal
- capacidad para crecer con la empresa
A veces pagar un poco más evita muchos problemas en el futuro.
Cómo evitar estos errores
La mejor forma de implantar correctamente un sistema de control horario es elegir una herramienta sencilla, legal y fácil de utilizar por todos los empleados.
Con nuestra plataforma de control horario online puedes gestionar fichajes, ausencias e informes desde cualquier lugar. Soporte por e-mail y en castellano, almacenamiento de la información personal en España, ajustado al RGPD.
Conclusión
Un sistema de control horario bien implementado evita errores, mejora la organización y garantiza el cumplimiento legal.
Evitar errores te ayudará a conseguir que el sistema funcione desde el primer día y aporte valor a tu empresa.
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