Control horario online es una herramienta para el registro de la jornada laboral de los empleados muy sencilla.

Te resumimos el funcionamiento:
Puedes fichar en cualquier dispositivo con acceso a internet. No tienes que instalar ninguna aplicación en tu smartphone, en el email de alta en el sistema tienes las instrucciones así como tu login y clave inicial (por seguridad, cámbiala por favor).

Una vez autenticado en la aplicación, solo tienes que pulsar los botones para «iniciar jornada«, «iniciar descanso«, «finalizar descanso» y «finalizar jornada«.

En pantalla tendrás la información del tiempo que llevas trabajando ese día.

Si quieres consultar tu histórico de fichajes, con el botón «Informes» podrás filtrar por los criterios de búsqueda y obtener el informe (si salen totales de horas en rojo es que has trabajado de más ese día).

Si se te ha olvidado fichar un día, puedes utilizar el botón «Registro manual» e introducir la hora inicio y fin del día que quieras (se registrará que se hizo un fichaje de forma manual en el sistema y se enviará un email a tu responsable notificándoselo si se ha configurado así la aplicación).

Si tienes que ausentarte, puedes utilizar el botón «Ausencia / Incidencia» para indicarlo.

A veces, tras una actualización de Google Chrome, al abrir nuestra web app de control horario en el móvil nos da un error «Control horario de los trabajadores requiere la siguiente aplicación»

Tendremos que desinstalar la aplicación (pulsa unos segundos el icono de la aplicación y cuando salga la ventana de opciones, pulsa «desinstalar») y volverla a instalar accediendo a la URL del login de la aplicación.

Al crear la empresa se dan de alta los usuarios y les llega un e-mail con los datos de acceso (recomendamos cambiar la contraseña facilitada). También cuando un administrador o gerente de área crea usuarios desde la «gestión de usuarios», les llega un e-mail a los usuarios con las instrucciones para acceder.

Hay 2 formas de modificar la contraseña:

• En el login, pulsando «¿Olvidó su contraseña?» (recibirá un e-mail con instrucciones para cambiarla).

• Desde la opción «Mi perfil» dentro de la aplicación (pulsando arriba a la derecha, en donde sale el nombre del usuario).

Si hemos olvidado «finalizar descanso» y hemos trabajado ese día tras el descanso, tenemos que incluir un «registro manual» con el horario trabajado tras el descanso.

Por ejemplo, iniciamos descanso a las 14h y a las 15h volvimos a trabajar pero se nos olvidó registrar «finalizar descanso», a la hora de fichar «fin jornada» veremos que solo podemos «finalizar descanso». Entonces:

1. Creamos un registro manual de las horas trabajadas por la tarde para que queden registradas.
2. Finalizamos descanso y finalizamos la jornada inmediatamente

Cuando no te hayas acordado de INICIAR la jornada, entonces ya no la inicies de forma automática. Genera un registro manual con inicio y fin (aunque los registros manuales no son recomendables, es la única opción legal). Recuerda pulsar el botón «Añadir» para que se registre la nueva jornada.

Los registros manuales se distinguen de los automáticos en los informes, cuando se descarga en formato Excel. En la penúltima columna del informe Excel  «Registro manual» se indica si se realizó la entrada o la salida o ambas de forma manual a posteriori de la fecha indicada.

El botón «registro manual» permite fichar si se nos ha olvidado.  Esta funcionalidad puede configurarse  para que puedan hacerlos los empleados y/o los gerentes y que, si lo hace el empleado, llegue un e-mail de aviso al gerente.

Cuando no te hayas acordado de FINALIZAR, ya no la finalices fuera de hora. Lo podrás hacer al día siguiente que abras la aplicación poniendo la hora que tú quieras.

Te aparecerá un mensaje como este:

Donde tendrás que introducir la hora (a la izquierda) y el minuto de fin (a la derecha).

Los registros ya generados no se pueden modificar ni borrar. Solo puedes enviar al responsable de RRHH de la empresa un email, adjuntando el informe mensual oficial de la aplicación, y una nota de corrección firmada indicando todos los errores que se han cometido en el mes, y especificando los días y las horas de inicio y fin correctas. 

El administrador podrá, si tiene el plan avanzado de control horario, realizar la modificación desde «Gestión de registros»

(NOTA: la modificación quedará reflejada en los informes).

Los usuarios administradores podrán añadir y eliminar empleados en el sistema.

Si el usuario es Administrador, verá una nueva opción de menú donde aparece su nombre “Hola, nombre” (arriba a la derecha): “Gestión de usuarios”.

Pulsando “gestión de usuarios”, podrás:
– Borrar el empleado pulsando el icono de la papelera que aparece a la derecha del todo en la fila del empleado

No olvides descargar un informe con los fichajes del empleado, antes de borrarlo (lo recomendable es sacar los informes mes a mes).

Los empleados no se borrarán si tienen fichajes, ya que los registros deben conservarse al menos 4 años (al elegir borrarlos, se desactivarán del sistema y no consumirán licencia ni podrán acceder). Ante una inspección, puedes volver a activarlos ya que permanecen en el sistema 4 años.

– crear nuevo empleado, pulsando “Nuevo usuario” o
– crear varios eligiendo  “Importar usuarios” si utilizas un fichero .CSV

La aplicación permite definir «horario de empresa» y «horario de empleado». El horario de empresa se aplicará a todos los empleados a menos que se haya definido un horario particular para el empleado.

El administrador podrá crear horarios en el apartado «Gestión de empresa».

Los horarios se estructuran en «periodos» del año. Si una empresa tiene el mismo horario todo el año, sólo tendrá que definir un periodo. En el periodo tendrá que especificarse el horario por cada día de la semana que se trabaje.

Si la empresa tiene, por ejemplo, jornada diferente en verano, tendrá que tener 3 periodos con sus horarios correspondientes (horario antes de verano, horario de verano y horario de después de verano).

Cuando un empleado abandona la empresa, lo recomendable es sacar los informes de todos sus fichajes (si no lo haces mes a mes) y «desactivarlo» para que no pueda acceder ni consuma licencia.
En el apartado «añadir y borrar empleados» te contamos como borrarlo (desactivarlo)