FAQs – Preguntas frecuentes
sobre el registro de la jornada laboral
Resolvemos algunas dudas sobre las obligaciones del registro de la jornada laboral
y sobre las funcionalidades de la aplicación de control horario digital «control horario online»
¿Qué dice la ley vigente sobre el control horario?
A continuación incluimos dos enlaces: a la ley y a una guía de ayuda a las empresas publicada por el Ministerio de Trabajo de la ley de 2019:
Real Decreto-Ley 8/2019, de 8 de Marzo
Guía de Registro de la Jornada Laboral,
En 2025 estaba prevista la aprobación de una nueva ley que tiene entre otras novedades laborales la obligatoriedad del fichaje digital y la reducción de la jornada laboral a las 37,5 horas semanales, pero no ha salido adelante.
El registro horario es obligatorio en España desde 2019. Actualmente, las empresas deben registrar diariamente la jornada de sus trabajadores, indicando el horario concreto de inicio y finalización de la jornada. Pueden seguir fichando en papel o Excel.
En 2026 se está tramitando una reforma que prevé establecer nuevos requisitos para el registro horario digital. Estos cambios todavía no deben confundirse con la normativa actualmente vigente, ya que la reforma deberá publicarse oficialmente para que sus nuevas obligaciones sean exigibles.
Mientras tanto, las empresas deben seguir cumpliendo la obligación de registro diario de jornada establecida en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
¿Es obligatorio el control horario para todas las empresas de España?
Sí, todas las empresas que tengan contratado al menos 1 trabajador, están obligadas a registrar la jornada laboral. De hecho ya han empezado las inspecciones.
En este artículo del 11 de junio de 2019 de Expansión se habla de los primeros expedientes por el control horario en Madrid:
http://www.expansion.com/economia/2019/06/11/5cfec969468aeb362f8b469d.html
¿Cuánto tiempo se tienen que guardar los registros de fichajes?
La ley indica que deben guardarse un mínimo de 4 años. Con nuestra aplicación de «control horario online» los fichajes están guardados 4 años.
¿Qué sanciones existen por no llevar un registro horario adecuado?
Cualquier empresa que incumpla la ley podrá ser sancionada con multas que oscilan entre 626 y 6.250 euros.
El inspector de trabajo podrá aplicar sanciones adicionales, al no estarse registrando la jornada laboral pueden sancionarse temas derivados como «no respetar la jornada laboral pactada con el trabajador», «no remunerarse las horas extras», etc
¿Cumple esta aplicación de registro horario con la normativa de protección de datos?
Sí. Nos han realizado una Evaluación de Impacto en la Protección de Datos (EIPD) conforme al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), con resultado favorable.
Esto garantiza que el software cumple con los principios y requisitos establecidos en la normativa vigente, y que se han implementado medidas técnicas y organizativas adecuadas para mitigar los posibles riesgos para los derechos y libertades de las personas. Este resultado confirma el compromiso de la organización con la protección de datos y refuerza su responsabilidad proactiva en materia de privacidad.
Este informe ha sido emitido por una empresa especializada independiente y refuerza nuestro compromiso con un uso responsable y seguro de los datos personales.
Ver certificado: ACREDITACIoN_DE_CUMPLIMIENTO_EIPD_FAVORABLE – SOLUCIONES_DE_ORGANIZACIoN_EN_TI_SL.pdf 
¿Pueden hacerse los registros horarios en papel?
Sí, pueden registrarse los inicios y fin de jornada en papel. Debiendo permanecer a disposición de los empleados para su consulta y a disposición de los inspectores de trabajo durante al menos 4 años.
En este sentido, que los registros “permanecerán a disposición” debe interpretarse en el sentido de estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo, o ser accesibles desde el mismo de forma inmediata.
Desde junio de 2024, el gobierno está intentando hacer obligatorio el fichaje digital y no permitir fichaje en papel.
El pasado 24 de junio de 2024 se celebró una reunión en el Ministerio de Trabajo para debatir y analizar el borrador del anteproyecto de ley laboral que propone, entre otras medidas, la obligatoriedad del fichaje digital y la reducción de la jornada laboral a las 38,5 horas semanales. Fue tumbado en el Congreso y el gobierno intenta aprobar un decreto ley para el fichaje digital, pero aún no lo ha conseguido.
Recomendamos cambiar al fichaje digital si aún sigue usando el fichaje en papel, para anticiparse al cambio y por comodidad en la gestión.
¿Hay que fichar a la hora de comer?
La ley solo obliga el registro del inicio y fin de la jornada laboral. La empresa debe acordar con los trabajadores si en el registro horario se computa la hora de comer u otros descansos pactados o el trabajador debe registrar esas ausencias.
En la elección del método de registro más adecuado hay que determinar el tiempo de trabajo efectivo y excluir el tiempo de descanso y el tiempo de presencia.
En la nueva ley prevista para 2026 (real decreto aún en borrador) va a ser obligatorio fichar en las pausas de comida.
¿Puede obligarse a fichar con huella digital?
El uso de datos biométricos para registrar la jornada no está autorizado de forma general para todas las empresas. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a llevar un registro horario, pero no habilita por sí solo el uso de huella dactilar o reconocimiento facial.
Control Horario Online utiliza métodos no biométricos en su configuración estándar. No obstante, e-SORT puede estudiar técnicamente una integración biométrica cuando la entidad cliente disponga de una habilitación jurídica específica aplicable, como una norma o un convenio colectivo que contemple expresamente ese tratamiento con las garantías necesarias.
Antes de implantarla deberán analizarse la base jurídica, la necesidad y proporcionalidad del sistema, las alternativas menos intrusivas y la correspondiente evaluación de impacto. Cada proyecto debe revisarse individualmente desde el punto de vista jurídico y técnico.
Puede consultarse la Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos de la AEPD, publicada en noviembre de 2023. Actualmente, la Agencia la identifica como documento «en revisión», lo que significa que su contenido está siendo objeto de análisis técnico o normativo. No está clasificada como obsoleta, pero debe interpretarse teniendo en cuenta dicho estado y cualquier actualización posterior.
¿Con la aplicación «control horario online» tengo que revisar los fichajes de mis empleados?
Siempre conviene revisar los informes y tener activados los avisos relativos a si el empleado ficha de forma manual una fecha pasada o si introduce una ausencia/incidencia.
En el plan personalizado se generan alarmas al responsable con el listado de días que los empleados han hecho más o menos tiempo del definido en el horario de cada uno, con lo que no es necesario puntear los fichajes.
Con el plan avanzado, el informe corporativo nos ayuda visualmente a detectar si se ha trabajado tiempo de más o de menos al aparecer, en esos casos, las horas trabajadas en color rojo.
¿Puede consultar la Inspección de Trabajo los informes de registro horario?
Sí, con la nueva ley prevista para 2026, la Inspección de Trabajo quiere poder acceder de forma digital y remota a los fichajes de los empleados de la empresa inspeccionada. En nuestra aplicación de control horario está previstos este tipo de usuario que se creará para el inspector/a y que solo puede ver y descargar informes de los fichajes de los empleados sin tener que instalarse ninguna aplicación.
¿Puedo usar «control horario online» desde el móvil?
Sí, puedes utilizar «control horario online» desde dispositivos móviles. Te contamos como poner un acceso directo en tu smartphone para entrar a la aplicación:
- Al entrar en la aplicación aparece un banner en la parte inferior o superior de la pantalla (según el modelo de smartphone) que permite añadir el acceso a la aplicación en la pantalla de inicio del teléfono,
- Si prefieres hacerlo manualmente: en el navegador del móvil ve a la página de la aplicación, selecciona los 3 puntos verticales que salen en Google Chrome (al lado de la URL) y elige la opción «Añadir a pantalla de inicio»
Con este acceso directo podrán realizarse los fichajes cómodamente desde el smartphone sin tener que instalar ninguna aplicación en el teléfono (se necesita conexión a internet para su utilización).
NOTA: las empresas no pueden obligar a los trabajadores a utilizar sus móviles personales para el registro de la jornada.
Necesito un registro de jornada laboral a medida, ¿podría utilizar «control horario online»?
Sí, las empresas que tienen necesidades especiales nos solicitan personalizaciones a medida que desarrollamos para adaptar el registro horario a sus necesidades específicas.
Si es una funcionalidad que puede servir para la mayoría de nuestros clientes, se comparten los gastos con el cliente y se incorpora al producto estándar. Si es algo totalmente específico, se crea un sistema a medida para el cliente con sus necesidades particulares de registro horario.
¿Dispondré de ayuda y soporte técnico ante dudas en el uso de la aplicación de control horario?
Sí, dispondrás de soporte por e-mail y una página de ayuda para dudas en el uso de la aplicación
¿Pueden registrarse a posteriori los fichajes?
Sí, el botón «registro manual» permite fichar si al empleado se le ha olvidado. Esta funcionalidad puede configurarse para que puedan hacerlo los empleados y/o los gerentes y que, si lo hace el empleado, llegue un e-mail de aviso al administrador/gerente. Si el fichaje lo modifica el administrador (solo plan avanzado) quedará registro de la acción.
Un empleado ha cometido un error al fichar, ¿puede corregirlo?
El trabajador no puede modificar el registro de fichajes. Debe solicitar a la empresa la corrección de su fichaje (en documento firmado). El gerente podrá, si tiene contratado el plan avanzado de control horario, realizar la modificación (que quedará reflejada en los informes). El empleado puede registrar una incidencia en la aplicación de control horario indicando el error cometido.
¿En qué se diferencia esta aplicación de otras soluciones de control horario?
«Control horario online» es una aplicación web, por lo que no es necesario instalar ningún software en el teléfono de los empleados para que puedan realizar el fichaje desde un smartphone.
Recuerda que la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos): ha advertido que usar el móvil personal del trabajador para fichar o geolocalizar debe contar con su consentimiento. En caso contrario, se debe proporcionar un dispositivo corporativo.
¿Hay descuentos o precios especiales para ciertos colectivos que adquieran la aplicación de registro horario?
Sí, para ONG’s y particulares se realizan descuentos del 20% en la cuota anual de la aplicación de control horario.